Handige tips en richtpunten bij het boeken

Een publicatie van: Robin Louwerse

Als je een goed bedrijf hebt dan maak je winst? Vertel dat tegen Elon Musk, Mark Zuckenberg of de rest van dat rijtje grootheden. Winst maken is een keuze. De kleinere bedrijven uit het ZZP en MKB segment hebben helaas niet dezelfde privileges. Maar dan nog kan je ergens naar toe werken als je met de boeken bezig bent.

Boekhouden is niet perse alleen het feitelijk relaas van de cijfers. Neem nu software ontwikkeling. Je (laat) software ontwikkelen en dat kost een hoop geld. Maar daarmee maak je een stuk software dat ook te waarderen is in de boeken.

Datzelfde geld voor je Makita schroefmachine. Is het een kostenpost of is het een investering? Dit geeft de "ruimte" binnen de boekhouding waar een goede accountant het verschil kan maken. Maar je kunt het met enig logisch nadenken ook zelf.

Van te voren moeten we even wat afspreken. Binnen de boekhouding hebben we een startsaldo aan het begin van het boekjaar, en een eindsaldo aan het einde van het boekjaar. Alles wat daar tussenin gebeurd is een sluitend verhaal wat alle boekregels logisch verklaart. We gaan niet lopen te rommelen in de boeken, alles moet op een nette geordende manier correct in de boeken komen te staan.

We mogen wel de ruimte die in de winst ontstaat gebruiken. We mogen iets "reserveren" als we voorzien dat we een komend boekjaar een grote investering voorzien. We mogen "spreiden" als het ene jaar veel winst is en het andere jaar minder of verlies. Daarmee hebben we handvaten om mee te werken. Daarnaast hebben we activeringen. We kunnen de balanswaarde aanvullen met de waarde van een investering, we mogen afschrijven op een investering en dat ten laste brengen van de winst. Het doel van de balans moet dus duidelijk zijn.

Ben je van plan geld te lenen of kapitaal aan te trekken, dan is het goed om een goede vermogenspositie in het bedrijf te hebben. Speelt extern kapitaal geen rol in je bedrijf dan heb je meer aan "kosten". Dit geeft een speelveld om op een gezonde manier met je balans om te gaan.

Daarnaast hebben we nog het speelveld van het compensabel verlies. je mag het verlies van de afgelopen jaren verrekenen met de winst van dit jaar / de komende jaren. Verliesverdamping is een term wanneer je niet binnen de gestelde periode gebruik zou maken van het te compenseren verlies. Het heeft dan dus voordeel om de winst zo groot te hebben als het compensabel verlies. Per saldo is er dan geen winst en hoef je niet bij te betalen in de vennootschaps belasting (VPB).

Voor de periode voor 2011/2012 gold een termijn van 9 jaar. Deze termijn blijft in stand. Dus moet je zover terug in de tijd dan gelden er afwijkende regels.

In chique termen noemt de Belastingdienst het carry back en carry forward. Met andere woorden over het verleden of over de toekomst. Als je op de website van de Belastingdienst kijkt dan zie je dat ze daar heel handig met Miljoenen rekenen. Voor veel bedrijven helpen dit soort voorbeelden niet echt. Dan gaat het eerder om duizendtallen en niet om miljoenen. Het aantal nullen doet aan het voorbeeld niets af.

Een aantal voorbeelden

• Je hebt dit jaar 25.000 euro winst. Je moet volgend jaar een nieuwe bedrijfsbus aanschaffen. Je kunt de winst van dit jaar dus boekhoudkundig alvast "reserveren" voor de aan te schaffen bedrijfsmiddelen.

Via die reservering is de winst dus niet 25.000 maar 0. Dit loopt mee voor de winstaangifte, dus voor je eenmanszaak de jaaraangifte en voor je BV met de VPB.

Hierbij moeten we zeggen, dan niemand een kristallen bol heeft. Dus hoe goed je ook je best doet, je kunt in het jaar dat je die 25.000 reservering hebt gedaan besluiten om die bedrijfswagen nog even niet aan te schaffen omdat de marktcondities veranderen. Meestal rond je de jaarstukken pas af later in het volgende boekjaar. Maar je kunt de toekomst verder niet voorspellen.

• Je hebt het ene jaar winst en het komende jaar verlies. He? maar we hebben toch geen kristallen bol? Dat is waar. Niemand zag de Corona jaren aankomen, maar daar waren ze. Niemand ziet een resessie aankomen, maar daar is deze. We zullen dus af moeten gaan op een voorspelling. En dan wel de algemeen gangbare voorspelling. De beurs staat al een tijdje op een kentering, de banencijfers uit Amerika staan er slecht voor. De investeringen nemen af. Dat zijn indicatoren die een verdedigbaar verlies in de komende periode.

Nog een voorbeeld

• Je bent van plan een investeerder aan te trekken of een lening af te sluiten? Dan is het zaak dat er "eigen vermogen" in het bedrijf aanwezig is. De kosten van de investering wegen dan tegen de waardering van de aangroei in kapitaal.

De waardering geeft wat speelruimte. Wat zou de investering opbrengen in de komende periode. En hoeveel van die investering wil ik als waarde opschrijven in de balans. Let wel! Als je een investering activeert dan moet je daarover ook afschrijven. Daar zijn boekhoudregels voor. Je kunt dus niet zomaar wat doen. Zorg dus voor een verdedigbare waardering in de balans.

Loop je zelf tegen dit soort aspecten aan? Laat je adviseren voordat je de boeken definitief maakt.