De Wet Bevordering Scholing en Ontwikkeling (WBSO) geeft een fiscale stimuleringsregeling waarmee kosten voor speur- en ontwikkelingswerk zijn te compenseren. Deze compensatie zien we terug in de vorm van een vermindering van de af te dragen loonheffing (voor inhoudingsplichtigen) of extra zelfstandigenaftrek voor zelfstandige ondernemers.

De overheid onderkent het belang van innovatie voor de Nederlandse concurrentiepositie en heeft de WBSO-faciliteit per 1 januari 2019 verder verruimd. Iedere onderneming (en ondernemer) die zelf innovatieve activiteiten ontplooit, kan een verzoek voor de subsidie indienen. Als de ondernemer twijfelt of de werkzaamheden kwalificeren of niet goed weet hoe hoog het te behalen voordeel zou kunnen zijn, is het raadzaam hier de nodige aandacht aan te geven, gezien de omvang van het te behalen kostenvoordeel. Werkzaamheden komen veelal eerder voor de afdrachtvermindering in aanmerking dan in eerste instantie wordt gedacht. Hierna wordt beschreven hoe de S&O-regeling in 2019 werkt en hoe deze voor ondernemers kan uitpakken. Hoogte afdrachtvermindering De WBSO voorziet in een afdrachtvermindering van de berekende loonbelasting en premie volksverzekering voor technisch innovatieve inspanningen. De hoogte van de afdrachtvermindering bedraagt 32% over de eerste schijf van € 350.000 aan in aanmerking te nemen loon, en wordt verhoogd tot 40% voor een starter. Boven voormelde loongrens bedraagt sinds januari 2019 de afdrachtvermindering 16% (ook voor starters). Een onderneming is als starter aan te merken als zij aan de volgende voorwaarden voldoet: -  de onderneming was in een van de vijf voorgaande kalenderjaren geen werkgever; -  de onderneming heeft in de voorgaande vijf kalenderjaren niet meer dan twee keer de S&O-afdrachtvermindering aangevraagd. Indien S&O-werkzaamheden worden voortgezet die eerder door een verbonden vennootschap werden uitgevoerd, dan moeten de S&O-verklaringen meetellen die aan deze vennootschap of de aanmerkelijkbelanghouder zijn afgegeven. Het gaat bij de bepaling van de hoogte van de afdrachtvermindering  om de loonsom die toegerekend kan worden aan speur- en ontwikkelingswerkzaamheden die door de inhoudingsplichtige onderneming wordt verricht. Daarnaast worden ook tot de grondslag gerekend de kosten en uitgaven die gemaakt worden voor deze werkzaamheden. De loonkosten en overige te maken kosten kunnen overigens ook betrekking hebben op S&O-werkzaamheden en uitgaven die in een ander EU-land worden gemaakt. Kosten S&O-werkzaamheden Net als bij de loonkosten geldt wat betreft de andere kosten en uitgaven voor S&O-werkzaamheden dat het wel moet gaan om direct en volledig hieraan toe te rekenen kosten. Hierbij moet ook een duidelijk oorzakelijk verband aanwezig te zijn tussen kosten en de S&O-werkzaamheden. Met andere woorden, de kosten zouden niet gemaakt worden als de onderneming het S&O-traject niet zou uitvoeren. Kiezen Bij de aanvraag van de S&O-verklaring moet de ondernemer kiezen of de kosten en uitgaven voor het S&O-traject meegenomen moeten worden voor de daadwerkelijke omvang dan wel forfaitair berekend worden. Deze keuze geldt dan voor het gehele kalenderjaar. Als de ondernemer kiest voor het kostenforfait dan worden de kosten (op kalenderjaarbasis) berekend op € 10 per S&O-uur voor de eerste 1.800 S&O-uren per kalenderjaar, en op € 4 per S&O-uur voor de S&O-uren daarboven. Schatten De omvang van de met het S&O-traject gemoeid zijnde (loon)kosten en uitgaven moet de ondernemer dus bij de eerste aanvraag zo nauwkeurig mogelijk schatten. Indien de ondernemer de werkelijke kosten/uitgaven kiest als grondslag voor de afdrachtvermindering dan moet hij bij de aanvraag de omvang van de kosten en uitgaven zo goed mogelijk inschatten. Correctie S&O-verklaring Na afloop van het kalenderjaar moet de ondernemer de effectieve loonkosten en overige kosten en uitgaven (al dan niet via de omvang van de S&O-uren) binnen 3 maanden doorgeven aan RVO.nl (de Rijksdienst voor ondernemend Nederland). Indien dan blijkt dat de loonkosten en overige kosten lager zijn dan waarop de S&O-verklaring is afgegeven, dan wordt de afdrachtvermindering gecorrigeerd. RVO.nl reikt dan een correctiebeschikking uit. Het bedrag van de correctie kan worden meegenomen als negatieve afdrachtvermindering bij de aangifte loonheffingen over het tijdvak waarin de correctiebeschikking is afgegeven of het daaropvolgende tijdvak. Wanneer is er sprake van innovatie voor de WBSO? De belangrijkste voorwaarde voor het kunnen toepassen van de WBSO is dat de onderneming zelf een technisch nieuw product, een productieproces of technisch nieuwe programmatuur ontwikkelt, dan wel technisch wetenschappelijk onderzoek uitvoert.  Bij het ontwikkelen gaat het om technisch nieuwe ontwikkelingen en worden technische knelpunten opgelost. Dit kan gaan om het ontwikkelen van nieuwe producten (of onderdelen daarvan), van productieprocessen of van programmatuur. Het doorslaggevende criterium voor al deze trajecten is dat het moet gaan om het ontwikkelen van iets dat voor de onderneming technisch nieuw is. Voor de in aanmerking te nemen uren geldt dat deze op deze technisch nieuwe ontwikkelingen betrekking moeten hebben. Ook onderzoeksprojecten waarmee de onderneming technische nieuwe kennis vergaart, kunnen kwalificeren voor de S&O-afdrachtvermindering. Dit betekent dat de ondernemer een financiële compensatie kan realiseren voor onderzoek dat betrekking heeft op gebieden zoals producttechnologie, informatie- en communicatietechnologie, biotechnologie, chemie en werktuigbouwkundige technologie. Overige voorwaarden WBSO Als uitvoerder van de S&O-werkzaamheden komt de ondernemer in aanmerking voor de afdrachtvermindering als deze in Nederland valt onder de vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting. De S&O-werkzaamheden voor het S&O-traject moeten verder plaatsvinden binnen de Europese Unie en de ondernemer kan alleen een S&O-verklaring aanvragen voor toekomstige werkzaamheden. Bij het aanvragen van de verklaring moet het S&O-traject dus nog lopen dan wel nog starten. Wanneer S&O-verklaring aanvragen? Om de afdrachtvermindering voor speur- en ontwikkelingswerkzaamheden toe te passen moet de onderneming een S&O-verklaring aanvragen bij RVO.nl. De in acht te nemen termijn is een maand. Dit betekent dat als de onderneming de afdrachtvermindering wil gaan toepassen vanaf bijvoorbeeld 1 juli 2019, de aanvraag uiterlijk 30 juni 2019 moet worden ingediend. De afdrachtvermindering wordt per kalenderjaar toegekend, waarbij de periode waarvoor de onderneming de aanvraag doet minimaal drie maanden en maximaal een kalenderjaar kan betreffen. Daarbij is voor een S&O-traject per kalenderjaar maximaal drie aanvragen in te sturen. Bij meerdere S&O-projecten moet de ondernemer voor ieder traject een aanvraag voor de afdrachtvermindering sturen naar RVO.nl. Verwerking in loonadministratie In de S&O-verklaring is een bedrag opgenomen dat aan de ondernemer als afdrachtvermindering wordt toegekend voor de periode waarvoor de verklaring is afgegeven. Dit bedrag aan afdrachtvermindering is toe te passen over alle loontijdvakken die eindigen in de periode van de S&O-verklaring. Voor iedere periode is dan per aan te geven periode een evenredig bedrag in mindering te brengen op de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing. Heeft de ondernemer bijvoorbeeld een S&O-verklaring voor de periode mei tot en met augustus ten bedrage van € 4.000, dan is voor elke maand ¼ deel, zijnde € 1.000, te verrekenen. Bedraagt het bedrag van de ingehouden loonheffing in juli echter maar € 800, dan is over de maand augustus nog € 1.200 te verrekenen. Administratie en verantwoording S&O-uren Een zeer belangrijk aspect is om tijdens een S&O-traject een nauwkeurige administratie te voeren. Dit wordt in de praktijk nog wel eens onderschat. Het bijhouden van de verrichte werkzaamheden in algemene bewoordingen of beschrijving is onvoldoende. De projectadministratie moet dusdanig zijn ingericht dat de verantwoorde uren duidelijk te herleiden zijn naar kwalificerende S&O-werkzaamheden. In de eerste plaats is een goede registratie van de S&O-uren belangrijk omdat na afloop van het kalenderjaar de daadwerkelijk gerealiseerde S&O-uren en overige kosten aan RVO.nl moeten worden doorgegeven. Dit moet plaatsvinden binnen drie maanden na afloop van het jaar waarop de S&O-verklaring betrekking heeft. Deze mededeling aan RVO.nl moet digitaal plaatsvinden. Als de S&O-verklaring betrekking heeft op een al verstreken kalenderjaar, dan moet de mededeling worden gedaan binnen drie maanden na het afgeven van de S&O-verklaring. Het niet doen van de mededeling of doen van een onjuiste opgaaf kan leiden tot een boete en het uiteindelijk stellen van het aantal S&O-uren op nihil. Daarnaast kan RVO.nl achteraf overgaan tot het verrichten van een controle. Door het jaar heen wordt de afdrachtvermindering geëffectueerd via de aangifte loonheffingen, waarbij de Belastingdienst alleen controleert of het bedrag van de S&O-verklaring correct wordt verrekend. RVO.nl controleert echter of de betreffende werkzaamheden ook echt kwalificeren en de verantwoorde uren en kosten hier ook betrekking op hebben. Een gevolg kan zijn dat vastgesteld wordt dat niet voldoende of niet tijdig is voldaan aan de administratieve verplichtingen, bij de aanvraag voor de S&O-verklaring onjuiste of onvolledige informatie is verstrekt of een onjuiste mededeling is gedaan van het aantal gerealiseerde S&O-uren. Afhankelijk van de aard en omvang van de geconstateerde omissie kan een correctie en/of een boete worden opgelegd. Verder moet de onderneming bij de administratie van het S&O-traject duidelijk vastleggen hoe de voortgang is van de werkzaamheden. Ook moet gemonitord worden wat het resultaat is van de S&O-inspanningen en moet de ondernemer dit vastleggen. Conclusie De S&O-afdrachtvermindering maakt het aantrekkelijker voor ondernemers om innovatieve technische ontwikkelingstrajecten te ontplooien of wetenschappelijk onderzoek te verrichten. De onderneming kan met de afdrachtvermindering een loonkostensubsidie realiseren. Het voordeel is duidelijk. Wel geldt de voorwaarde dat de ondernemer bij een speur- en ontwikkelingstraject een goede en volledige administratie van de S&O-werkzaamheden moet voeren. Daarbij moet de ondernemer bij de aanvraag een goede inschatting maken van het aantal te maken S&O-uren, loonkosten en overige kosten en uitgaven. Als de ondernemer een betrouwbare en nauwkeurige inschatting kan maken, dan kan hij ervoor kiezen om een aanvraag voor het hele kalenderjaar in te sturen. Is dat lastig, dan is het verstandig om er meerdere (maximaal drie) in te dienen voor kortere tijdvakken. Mocht u vragen hebben over de aanvraag van S&O-afdrachtvermindering in uw situatie, neem dan gerust vrijblijvend contact op.